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Gestion du courrier. La maîtrise des délais.
Gestion du courrier. La maîtrise des délais.
Classiquement, la surveillance des délais de traitement du courrier s’appuie :
- d’une part sur la date de fin de traitement souhaitée,
- d’autre part sur la date du jour.
Quand la date du jour est supérieure à la date de fin de traitement souhaitée, le dossier est en retard.
Cette approche est, intellectuellement, incontestable ; dans la pratique, elle ne présente qu’un intérêt réduit.
En effet, quand l’alerte est donnée, il est trop tard pour tenter de respecter l’échéance.
La notion de « risque de retard » d’un dossier.
Définition :
Un dossier est en cours de traitement ; des étapes sont en cours de réalisation ou à réaliser ultérieurement.
On connaît le délai standard de réalisation de chaque étape, ce qui permet de calculer un délai standard de réalisation de l’ensemble des étapes pour terminer le dossier et, donc, la date de fin probable de traitement du dossier.
Prérequis et difficultés :
Le calcul du délai de réalisation suppose que l’on ait une connaissance aussi précise que possible des étapes qui restent à réaliser.
Ceci prêche pour la mise en œuvre de circuits préétablis, en fonction de la nature du courrier, ou de l’organisation du service qui va traiter celui-ci.
Bien évidemment, le circuit de traitement peut varier pendant même son exécution (ajout d’étapes, retour à une étape antérieure, mise en œuvre des délégations…) ; c’est pourquoi le mécanisme doit être dynamique, et mis en œuvre au fur et à mesure de l’exécution du circuit.
Par ailleurs, il faut apprécier le délai standard de réalisation étape par étape (et, si nécessaire, service par service).
Les alertes
Une étape est en retard quand la durée de réalisation réelle excède le délai de réalisation standard de cette étape.
On peut trouver une étape en retard dans un dossier qui est « dans les temps », et inversement.
Quand une étape est en retard, on alerte le ou les acteurs en charge de réalisation de cette étape.
Quand un dossier est en retard ou en risque de retard, on alerte le gestionnaire du dossier.
Le paramétrage des délais standards
Les attentes de l’utilisateur courant : la recherche documentaire
L’intranet est le portail numérique de l’utilisateur courant.
Quand un Intranet a été conçu dans cet esprit, l’utilisateur s’appuie sur le portail pour s’informer, partager, communiquer… rechercher les contenus, entre autres, les documents qui lui sont utiles.
L’intranet est le point d’entrée de la recherche documentaire.
Les logiciels « GED » proposent tous un système de recherche documentaire intégré. Ces systèmes n’ont évidemment pas l’envergure des grands systèmes de recherche (Google, Bing…), en particulier au niveau de l’ergonomie.
Les moteurs de recherche qui sont intégrés dans un Intranet respectent généralement les principes de la consultation Internet : recherche plein texte, affinage dynamique contextuel par facettes, aperçu du document sans ouvrir celui-ci…
Mais, surtout, l’utilisateur courant bénéficie d’une ergonomie unique pour rechercher des contenus (et entre autres les documents) dans tout l’Intranet ; il n’a pas à faire l’apprentissage de l’ergonomie spécifique d’un moteur de recherche « métier ».
La communication en mode « push ».
Les informations qui sont « poussées » par les services ont pour vocation d’apparaître dans l’Intranet.
Une bonne intégration de la GED et de l’Intranet permet aux services de « pousser » directement leurs productions documentaires par des mécanismes simples qui ne nécessitent pas obligatoirement l’intervention de spécialistes de la communication.
Les workflows de validation documentaires
Les procédures de production et de révision des documents sensibles s’appuient sur des workflows de validation.
C’est également le cas de bon nombre de processus métier : RH (demandes de congés), DSI (ticketing hotline), Finances (validation des factures), DG (gestion du courrier) …
Là aussi, chaque logiciel métier, et en particulier chaque logiciel de GED embarque un moteur de workflow spécifique doté d’une ergonomie propriétaire.
Le cadre décisionnaire (responsable de service, par exemple) se trouve face à une multiplicité de fonctionnalités de validation qui fonctionnent séparément, et avec des conventions ergonomiques différentes.
Les Intranets modernes proposent des moteurs de workflow universels qui s’accommodent de toutes les thématiques et qui traitent les workflows documentaires dans une ergonomie unique.
Le cadre décisionnaire retrouve, dans un tableau de bord unique, l’ensemble des actions de validation dont il a la charge.
Les fonctionnalités « techniques ».
La mise en place d’un Intranet s’accompagne de la construction de l’ensemble de fonctionnalités techniques :
- connexion et synchronisation à l’Active Directory,
- SSO,
- accès en mobilité,
- …
Ces fonctionnalités n’ont plus à être gérées dans la GED, ce qui allège d’autant la mise en œuvre et la maintenance de celle-ci.
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YES participe au Salon des Maires et des collectivités locales
Du 31 mai au 2 Juin 2016, retrouvez nous à Paris – Porte de Versailles :
Stand g-68/ pavillon 2.1 (face au stand Microsoft).
YES participe au Salon des Maires et des Collectivités Locales du 31 mai au 2 juin 2016, à Paris – Porte de Versailles.
Ce rendez-vous de référence des collectivités locales accueille plus de 55 000 visiteurs chaque année et plus de 800 exposants.
YES propose la mise en œuvre de portails intranet collaboratifs dans l’environnement SharePoint de Microsoft, offrant des possibilités exceptionnelles en matière de gestion documentaire, et de travail collaboratif.
© 2016 Infopro Digital – Tous droits réservés
YES se mobilise pour vous accueillir lors de cette manifestation, afin de répondre à toutes vos questions et vous proposer des démonstrations personnalisées de nos solutions.
STAND G-68/ PAVILLON 2.1 (FACE AU STAND MICROSOFT).
Les nouveaux portails collaboratifs proposent une intégration plus exhaustive et une organisation globale des contenus et des documents, axée sur la circulation et la disponibilité de l’information.
Le fonctionnement transversal en mode Intranet-Extranet trouve des extensions immédiates :
- Gestion des documents et autres contenus,
- Gestion des projets,
- Traitement des courriers, des factures, des demandes,
- Extranet des élus,
- Relation citoyen…
Ces applications bénéficient des performances de l’Intranet et d’une ergonomie de fonctionnement unique. Découvrez-les en parcourant nos produits.
Site officiel du salon des Maires
Retrouvez toutes les informations pratiques sur le site Internet du salon des Maires (lien) et organisez votre visite.
Crédit Photo : © 2016 Infopro Digital – Tous droits réservés
Présentation
ODYSSI, régie communautaire, a en charge de la gestion de l’eau et de l’assainissement au sein de la Communauté d’Agglomération du Centre de la Martinique, la CACEM.
Les services ODYSSI sont au nombre de 5 (4 Directions et une agence comptable) et accueillent environ 240 agents.
Objectifs du projet
Dématérialiser et réduire la consommation de papier.
Apporter un mode de gestion sécurisé, organisé, traçable et collaboratif des documents de l’entreprise.
Améliorer la productivité en réduisant le temps et les charges liés au traitement des documents.
Structurer le classement et l’archivage.
Améliorer le flux d’information et son traitement.
Développer le partage et la mutualisation des connaissances.
Sécuriser et donner de la valeur ajoutée aux documents numériques.
Solution
Plate-forme : SharePoint Fondation 2013
Progiciels :
- Portail Intranet / Extranet Sherpa
- Sherpa GED Gestion documentaire
- Sherpa GCO Courriers et factures
- Sherpa FORM Demandes et formulaires internes
Quels objectifs ?
Comme d’autres logiciels « métiers », les systèmes de gestion de la Qualité sont composés de deux parties :
- les fonctionnalités destinées aux spécialistes (responsable assurance qualité, gestionnaire des risques…),
- les fonctionnalités destinées à l’utilisateur courant (ensemble des utilisateurs de l’intranet).
En règle générale, l’introduction d’un Intranet n’apporte pas une véritable amélioration des fonctionnalités « métier », il en va ainsi pour le contexte de gestion de la Qualité.
En revanche, l’introduction d’un Intranet « Qualité » favorise et facilite l’approche de la Qualité par l’utilisateur courant, et par le cadre décisionnaire.
La recherche documentaire
Les logiciels « Qualité » proposent tous un système de recherche documentaire intégré.
Ces systèmes n’ont évidemment pas l’envergure des grands systèmes de recherche (Google, Bing…), en particulier au niveau de l’ergonomie.
Les moteurs de recherche qui sont intégrés dans un Intranet respectent généralement les principes de la consultation Internet : recherche plein texte, affinage dynamique contextuel par facettes, aperçu du document sans ouvrir celui-ci…
Mais, surtout, l’utilisateur courant bénéficie d’une seule ergonomie unique pour rechercher des contenus dans tout l’Intranet ; il n’a pas à faire l’apprentissage de l’ergonomie spécifique d’un moteur de recherche « métier ».
Les workflows de validation
Les procédures de traitement de la qualité s’appuient sur des workflows de validation : révision des documents, traitement des événements indésirables…
C’est également le cas de bon nombre de processus métier : RH (demandes de congés), DSI (ticketting hotline), Finances (validation des factures), DG (gestion du courrier) …
Là aussi, chaque logiciel métier, et en particulier les logiciels de gestion de la qualité embarque un moteur de workflow spécifique doté d’une ergonomie propriétaire.
Le cadre décisionnaire (responsable de service, par exemple) se trouve face à une multiplicité de fonctionnalités de validation qui fonctionnent séparément, et avec des conventions ergonomiques différentes.
Les intranets modernes proposent des moteurs de workflow universels qui s’accommodent de toutes les thématiques et qui véhiculent les workflows de validation de la Qualité dans une ergonomie unique.
Le cadre décisionnaire retrouve, dans un tableau de bord unique, l’ensemble des actions de validation dont il a la charge.
La mise en avant des informations « Qualité »
Quand les logiciels de gestion de la Qualité ne sont pas intégrés dans un portail Intranet, la mise en avant des informations Qualité se fait à l’écart du flux d’informations principal de l’établissement :
- alertes descendantes,
- annonce de parution d’un document,
- lancement d’opérations transversales (autoévaluation, audit…).
L’utilisateur du portail n’est pas sollicité directement, il ne peut accéder aux informations à partir de l’interface du logiciel métier de gestion de la Qualité.
Il en résulte que la mise en avant de l’information « Qualité » se traduit souvent par une avalanche d’e-mails au travers de toute la structure.
L’intégration de la gestion de la Qualité dans un portail Intranet fond harmonieusement les informations issues de la gestion de la qualité aux autres informations qui sont mises en avant dans le cadre d’autres thématiques.
Les fonctionnalités techniques
La mise en place d’un Intranet s’accompagne de la construction de l’ensemble de fonctionnalités techniques :
- connexion et synchronisation à l’Active Directory,
- SSO,
- accès en mobilité,
- …
Ces fonctionnalités n’ont plus à être gérées dans les logiciels métiers « Qualité », ce qui allège d’autant la mise en œuvre et la maintenance de ceux-ci.