Gestion du courrier. La maîtrise des délais.

Définition :

Un dossier est en cours de traitement ; des étapes sont en cours de réalisation ou à réaliser ultérieurement.

On connaît le délai standard de réalisation de chaque étape, ce qui permet de calculer un délai standard de réalisation de l’ensemble des étapes pour terminer le dossier et, donc, la date de fin probable de traitement du dossier.

Prérequis et difficultés :

Le calcul du délai de réalisation suppose que l’on ait une connaissance aussi précise que possible des étapes qui restent à réaliser.

Ceci prêche pour la mise en œuvre de circuits préétablis, en fonction de la nature du courrier, ou de l’organisation du service qui va traiter celui-ci.

Bien évidemment, le circuit de traitement peut varier pendant même son exécution (ajout d’étapes, retour à une étape antérieure, mise en œuvre des délégations…) ; c’est pourquoi le mécanisme doit être dynamique, et mis en œuvre au fur et à mesure de l’exécution du circuit.

Par ailleurs, il faut apprécier le délai standard de réalisation étape par étape (et, si nécessaire, service par service).

Les délais standard de réalisation des étapes sont très rarement connus avant informatisation.

Les statistiques qui portent sur les durées de réalisation réelle permettent d’affiner ces délais au fil du temps, et de mettre en œuvre un véritable pilotage des délais de traitement du courrier.