L’Intranet et la GED ; les bénéfices d’une approche d’ensemble.

L’intranet est le portail numérique de l’utilisateur courant.
Quand un Intranet a été conçu dans cet esprit, l’utilisateur s’appuie sur le portail pour s’informer, partager, communiquer… rechercher les contenus, entre autres, les documents qui lui sont utiles.

L’intranet est le point d’entrée de la recherche documentaire.

Les logiciels « GED » proposent tous un système de recherche documentaire intégré. Ces systèmes n’ont évidemment pas l’envergure des grands systèmes de recherche (Google, Bing…), en particulier au niveau de l’ergonomie.

Les moteurs de recherche qui sont intégrés dans un Intranet respectent généralement les principes de la consultation Internet : recherche plein texte, affinage dynamique contextuel par facettes, aperçu du document sans ouvrir celui-ci…

Mais, surtout, l’utilisateur courant bénéficie d’une ergonomie unique pour rechercher des contenus (et entre autres les documents) dans tout l’Intranet ; il n’a pas à faire l’apprentissage de l’ergonomie spécifique d’un moteur de recherche « métier ».

Les informations qui sont « poussées » par les services ont pour vocation d’apparaître dans l’Intranet.

Une bonne intégration de la GED et de l’Intranet permet aux services de « pousser » directement leurs productions documentaires par des mécanismes simples qui ne nécessitent pas obligatoirement l’intervention de spécialistes de la communication.

Les procédures de production et de révision des documents sensibles s’appuient sur des workflows de validation.

C’est également le cas de bon nombre de processus métier : RH (demandes de congés), DSI (ticketing hotline), Finances (validation des factures), DG (gestion du courrier) …

Là aussi, chaque logiciel métier, et en particulier chaque logiciel de GED embarque un moteur de workflow spécifique doté d’une ergonomie propriétaire.

Le cadre décisionnaire (responsable de service, par exemple) se trouve face à une multiplicité de fonctionnalités de validation qui fonctionnent séparément, et avec des conventions ergonomiques différentes.

Les Intranets modernes proposent des moteurs de workflow universels qui s’accommodent de toutes les thématiques et qui traitent les workflows documentaires dans une ergonomie unique.

Le cadre décisionnaire retrouve, dans un tableau de bord unique, l’ensemble des actions de validation dont il a la charge.

La mise en place d’un Intranet s’accompagne de la construction de l’ensemble de fonctionnalités techniques :

• connexion et synchronisation à l’Active Directory,
• SSO,
• accès en mobilité,
• …

Ces fonctionnalités n’ont plus à être gérées dans la GED, ce qui allège d’autant la mise en œuvre et la maintenance de celle-ci.

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