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Logiciels de gestion et services pour collectivités locales et territoriales
Sherpa City, le logiciel de gestion dédié aux acteurs du secteur public aide les collectivités locales et territoriales à mieux servir leurs citoyens et usagers en réduisant les délais de réponse et en facilitant leurs formalités administratives.
Centraliser toutes les demandes des citoyens
Les citoyens exigent des administrations publiques un service de qualité et une prise en charge rapide de leurs doléances.
Sherpa City vous permet de centraliser sur un seul et même outil toutes les demandes des citoyens, quel qu’en soit le type (formalité administrative, inscription à des activités ou des services publics, etc.) et depuis n’importe quel canal de communication (site internet de la collectivité, téléphone, courrier, e-mail, etc.).
Un circuit de validation (workflow) est mis en place depuis l’émission d’une demande jusqu’à son traitement par la direction métier concernée. Tous les intervenants sont automatiquement affectés à une liste de tâches et alertés en cas de retard.
Un bureau virtuel pour vos agents publics
Sherpa de Yes est un portail collaboratif parfaitement facile à prendre en mains et parfaitement intégré dans l’environnement SharePoint.
Nos équipes vous accompagnent dans toutes les phases du projet depuis la définition de votre besoin jusqu’au déploiement de votre portail intranet tout en prenant en compte les enjeux techniques et fonctionnels liés à votre organisation.
Ainsi, dès la première étape de mise en œuvre d’un portail intrant, nous vous amenons à vous poser les bonnes questions :
- À quel public est destiné votre intranet ? (Agents territoriaux, fonctionnaires locaux, élus, directions métiers) Cela nous permet d’identifier leurs besoins et attentes.
- Un plan de communication a-t-il déjà été formalisé ? Si oui, quels sont les supports de communication internes ou externes qui ont déjà été mis en place ?
- Quelle est l’image véhiculée par votre administration publique ?
- Quel est le projet politique porté par les élus ?
Découvrez les multiples avantages d’un portail intranet pour votre organisation :
- Permettre à vos agents et fonctionnaires d’accéder plus facilement à l’information dont ils ont besoin: le moteur de recherche Search de SharePoint aide vos utilisateurs à retrouver les contenus dont ils ont besoin.
Il intègre en effet de nombreuses fonctionnalités dont le tri des résultats en fonction des droits utilisateurs, la mise en valeur de résultats de recherches, l’affichage de résultats pertinents.
- Faciliter la diffusion de l’information: vos agents peuvent rapidement créer les contenus dont ils ont besoin et la diffuser aux publics cibles grâce au déploiement d’espaces de travail par service, direction ou général valable pour toute l’administration.
- Créer une dynamique collaborative: un portail intranet va centraliser tous les outils utilisés par vos agents.
La gestion de projets est considérablement simplifiée grâce à la mise en œuvre de circuits de validation (workflow). Ces derniers permettent de définir des tâches pour chaque agent en fonction de leurs disponibilités (connexion avec des agendas partagés). De plus, vos collaborateurs sont automatiquement alertés en cas de retard.
- Intégrer une dimension sociale: des réseaux sociaux internes peuvent être paramétrés et ajoutés à votre portail intranet.
Vos agents peuvent consulter les rubriques qui les intéressent directement depuis la page d’accueil et bénéficient d’une page d’accueil dédiée. Ils ont également la capacité d’interagir avec leurs collègues en partageant leurs contenus ou en répondant directement à leurs publications.
- Une solution évolutive: modulable, le portail intranet Sherpa s’adapte à vos besoins en intégrant des applications supplémentaires telles qu’un gestionnaire de contacts, une messagerie instantanée, un gestionnaire de factures ou de paiement, etc.
Moderniser la gestion documentaire des acteurs publics
Parce que les acteurs publics (mairies, administrations publiques et territoriales) doivent rapidement prendre en charge les attentes des citoyens, l’automatisation de la gestion de documents est un véritable enjeu.
La suite logicielle Sherpa de Yes va permettre à votre administration de gagner en agilité et fluidifier les rapports entre les agents et les citoyens :
- Dématérialiser des courriers, quelles que soient la thématique (appels d’offres, convocations, arrêté, délibéré) et l’origine (e-mail, appels téléphoniques, courriers papiers)
- Générer automatiquement tous vos documents administratifs (convocations, ordre du jour, décisions, procès-verbaux)
- Optimiser la gestion de vos appels d’offres
- Mettre en place des circuits de traitement de tout document administratif en fonction de sa nature, objet, du service concerné et définir des tâches par intervenant
- Maitriser le cycle de vie des documents (GED) : visionneuse de documents, création d’un versionning pour vos documents, recherche multicritère, système d’archivage.
Une solution répondant aux enjeux du secteur public : administrations publiques, mairies, collectivités locales et territoriales
Sherpa City vous permet de créer des circuits de validations afin de piloter votre gestion administrative et fournir une qualité de service
En centralisant toutes les demandes de citoyens sur une seule et même plateforme, vous êtes plus à même de les traiter dans un délai plus court et fournir ainsi un service de meilleure qualité.
Grâce au déploiement d’un portail intranet, vos agents et fonctionnaires peuvent rapidement et facilement trouver les informations dont ils ont besoin. Tous les contenus se trouvent sur une seule et même plateforme limitant ainsi les pertes de temps liées à la recherche de documents.
La création de circuits de validation (workflow) pour la gestion de tous vos projets (réponse à un appel d’offres, création de délibérés ou décisions). Toutes les tâches créées sont affectées à des intervenants qui savent exactement quelles actions réaliser et à quel moment. Ils sont également avertis en cas de retard.
Notre solution pour le secteur public intègre également une dimension GED (gestion électronique des documents) qui vous permet de réduire les impressions papier et créer un système d’archivage et de classement pour tous vos documents administratifs.
Avec les tableaux de bord mis à votre disposition, vous évaluez et mesurez tous les projets et workflows mis en place. Vous êtes à même de générer des rapports sous forme de graphique et déterminer les points de blocage et identifier les pistes d’amélioration.